فاتورة سفر

تُستخدم شاشة فاتورة السفريات لإدارة وتسجيل عمليات فوترة خدمات السفر في النظام. تتيح هذه الشاشة تسجيل بيانات العملاء، الموظفين المسؤولين، وتفاصيل المستفيدين والخدمات المقدمة بشكل مفصل، مع إمكانية إصدار إشعارات دائنة في حالات المرتجع.

1. المتطلبات السابقة

قبل البدء باستخدام فاتورة السفريات، يجب التأكد من إعداد السجلات التالية:

• العملاء : لربط الفاتورة بالعميل سواء الوكيل او العميل المباشر.
• مركز التكلفة : لتوجيه الأثر المالي محاسبياً.
• الموظفون : في حال وجود عمولات أو ربط بالموظف المسؤول.

2. كيفية الوصول

يمكنك الوصول إلى هذه الشاشة عبر:

القائمة الرئيسية > السفريات > فاتورة السفريات

3. تفاصيل الحقول الأساسية

3.1 البيانات العامة

• السلسلة : تحديد نظام الترقيم التلقائي للفاتورة (مثال: ACC-TIN-.YYYY.-).
• مركز التكلفة : (إلزامي) لتحديد القسم أو المشروع المسؤول عن الفاتورة.
• مجموعة العملاء والعميل: اختيار العميل المستهدف. الحقل "العميل" يعتمد على اختيار "مجموعة العملاء" أولاً.
• تاريخ الترحيل: تاريخ تسجيل المعاملة في الدفاتر المحاسبية (الافتراضي هو تاريخ اليوم).

3.2 بيانات الموظف والعمولة

• الموظف : اختيار الموظف المسؤول عن هذه المعاملة.
• نسبة عمولة الموظف: تظهر هذه الخانة عند اختيار موظف، لتحديد النسبة المئوية لعمولته من الفاتورة.

3.3 المرتجعات

• هل هو مرتجع؟ : يتم تفعيل هذا الخيار في حال كانت الفاتورة عبارة عن إشعار دائن.
• مرتجع مقابل : عند تفعيل خيار المرتجع، يتم ربط هذه الفاتورة بالفاتورة الأصلية من خلال هذا الحقل.

4. التبويبات والجداول التفصيلية

تعتمد الفاتورة على هيكلية التبويبات لتنظيم البيانات المعقدة:

4.1 تبويب المستفيدين

يحتوي على جدول لتسجيل الأشخاص المستفيدين من خدمة السفر.

• الكمية : يتم احتسابها تلقائياً بناءً على عدد الأسطر المضافة في جدول المستفيدين.

4.2 تبويب الخدمات

يستخدم لإضافة الخدمات الرئيسية المقدمة.

• هل يدوي؟ : خيار يتيح إدخال بيانات الخدمة يدوياً في حال لم تكن مسجلة مسبقاً في قائمة الخدمات.

4.3 تبويب الخدمات الإضافية

لتسجيل أي تكاليف أو خدمات تكميلية قد تطرأ على الرحلة بخلاف الخدمات الرئيسية.

4.4 تبويب الإجماليات

يعرض ملخصاً مالياً للفاتورة:

• إجمالي صافي المبلغ: (عملة الشركة) المحتسب من جدول الخدمات.
• إجمالي مبلغ الدخل : إجمالي الإيرادات المتوقعة.
• إجمالي مبلغ المصروفات : إجمالي التكاليف المترتبة على هذه الخدمات.

5. ميزات تقنية

• الحالة : هذه الوثيقة قابلة للاعتماد ، مما يعني أنها تمر بمرحلتي "حفظ" ثم "اعتماد" لتؤثر محاسبياً.
• التعقب : النظام يقوم بتسجيل أي تغييرات تطرأ على الحقول لضمان الشفافية.