فاتورة نقطة البيع

فاتورة نقطة البيع هي المستند الذي يسجل عملية البيع المنفذة من شاشة نقطة البيع. تُنشأ فاتورة لكل عملية بيع، ثم تدخل ضمن عملية التجميع عند إغلاق الوردية لإنشاء فاتورة بيع مجمعة حسب العميل وتاريخ العملية.

تتشابه شاشة فاتورة نقطة البيع مع شاشة فاتورة البيع في معظم الأقسام والحقول، مثل بيانات العميل، وجدول الأصناف، والعملة، وقائمة الأسعار، والضرائب، والخصومات، والإجماليات. لكن فاتورة نقطة البيع لا يوجد لها اثر مالي ومخزني على مستوى الفاتورة ولا تاثر مالياً ومخزنياً الا عند التجميع وقت اغلاق الوردية وترتبط بدورة نقطة البيع والوردية والمدفوعات والتجميع، ولا تُعامل كفاتورة بيع نهائية مستقلة عند استخدام آلية التجميع.

1. لماذا تستخدم فاتورة نقطة البيع؟

تستخدم فاتورة نقطة البيع للأسباب التالية:

• تسجيل عمليات البيع اليومية بسرعة من شاشة نقطة البيع.
• الاحتفاظ بتفاصيل كل عملية بيع بصورة مستقلة.
• تقليل إنشاء فاتورة بيع محاسبية مستقلة لكل عملية بيع صغيرة.
• تقليل عدد فواتير البيع والقيود الناتجة عن كثرة عمليات نقطة البيع.
• إنشاء فواتير بيع مجمعة عند إغلاق الوردية حسب آلية النظام.

تكون فاتورة نقطة البيع مستنداً وسيطاً عند تفعيل التجميع. لذلك لا يعتمد عليها وحدها بوصفها الأثر النهائي في الدفاتر، بل تُنشأ فاتورة البيع المجمعة عند الإغلاق.

2. الفرق بين فاتورة نقطة البيع وفاتورة البيع

المقارنة	فاتورة نقطة البيع	فاتورة البيع
الاستخدام	تسجيل عملية بيع منفذة من نقطة البيع	تسجيل عملية بيع محاسبية مباشرة أو مجمعة
طريقة الإنشاء المعتادة	من شاشة نقطة البيع	من قائمة فواتير البيع أو من مستندات المبيعات المرتبطة
العلاقة بالوردية	ترتبط بالوردية وملف نقطة البيع	لا يشترط أن ترتبط بوردية
المدفوعات	تسجل طرق الدفع المستخدمة في عملية نقطة البيع	قد تكون مدفوعة أو مستحقة حسب طبيعة البيع
التجميع	تدخل ضمن التجميع عند إغلاق الوردية	تمثل نتيجة التجميع النهائية
الأثر النهائي	مستند وسيط عند استخدام التجميع	المستند المحاسبي النهائي أو المجمع

3. متى تستخدم فاتورة نقطة البيع؟

تستخدم فاتورة نقطة البيع عندما:

• يكون نوع الفاتورة المحدد في إعدادات نقطة البيع هو فاتورة نقطة بيع.
• تكون هناك وردية نقطة بيع مفتوحة.
• ينفذ الكاشير عملية بيع من شاشة نقطة البيع.
• تسجل المنشأة عدداً كبيراً من عمليات البيع اليومية.
• تستخدم المنشأة آلية تجميع فواتير نقطة البيع عند إغلاق الوردية.

يحدد نوع الفاتورة من إعدادات نقطة البيع، فقد ينشئ النظام فاتورة نقطة بيع أو فاتورة بيع حسب الإعداد المستخدم.

4. مسار الوصول

للوصول إلى قائمة فواتير نقطة البيع، اذهب إلى:

سطح المكتب > برنامج نقطة البيع > المعاملات > فاتورة نقطة البيع

يمكنك أيضاً البحث عن فاتورة نقطة البيع من شريط البحث داخل النظام.

شاشة فاتورة نقطة البيع وتظهر فيها الأقسام المشتركة مع فاتورة البيع، إضافة إلى بيانات نقطة البيع والوردية والمدفوعات.

5. المتطلبات الأساسية

قبل تنفيذ عملية البيع، تأكد من الآتي:

• إعداد ملف نقطة البيع.
• ربط المستخدم بملف نقطة البيع المناسب.
• فتح وردية نقطة البيع.
• إعداد العميل النقدي أو تحديد العميل المطلوب.
• إعداد الأصناف وأسعار البيع.
• إعداد المستودع عند استخدام المخزون.
• إعداد طرق الدفع.
• منح الكاشير صلاحية إنشاء فاتورة نقطة البيع واعتمادها.

تُجلب عدة بيانات تلقائياً من ملف نقطة البيع، مثل الشركة، والمستودع، وقائمة الأسعار، والعملة، وطرق الدفع.

6. إنشاء فاتورة نقطة البيع

الإنشاء من شاشة نقطة البيع

هذه هي الطريقة المعتمدة والمفضلة للاستخدام اليومي:

1. افتح شاشة نقطة البيع.
2. أضف الأصناف المطلوبة.
3. راجع الكميات والأسعار.
4. حدد العميل، أو استخدم العميل النقدي الافتراضي.
5. طبّق الخصم أو العرض عند الحاجة.
6. انتقل إلى الدفع.
7. حدد طريقة الدفع والمبلغ المدفوع.
8. أكمل عملية البيع.

بعد إتمام العملية، ينشئ النظام فاتورة نقطة البيع ويربطها بملف نقطة البيع والوردية المفتوحة.

الإنشاء من قائمة فواتير نقطة البيع

يمكن إنشاء فاتورة نقطة البيع يدوياً من القائمة باستخدام إضافة، ثم إدخال البيانات وحفظ المستند واعتماده.

مع ذلك، يفضل تنفيذ العمليات اليومية من شاشة نقطة البيع؛ لأنها تجلب إعدادات ملف نقطة البيع والوردية والمدفوعات بصورة تلقائية.

7. الأوامر المتاحة

تظهر الأوامر حسب حالة الفاتورة وصلاحيات المستخدم:

• إضافة: إنشاء فاتورة جديدة.
• حفظ: حفظ الفاتورة كمسودة.
• اعتماد: اعتماد فاتورة نقطة البيع.
• إلغاء: إلغاء الفاتورة المعتمدة عند توفر الصلاحية.

قد لا تظهر بعض الأوامر إذا كانت الفاتورة قد جُمعت أو إذا لم يملك المستخدم الصلاحية المطلوبة.

8. شرح الحقول والأقسام المهمة

تتشابه الأقسام العامة مع فاتورة البيع، لذلك تُستخدم نفس طريقة قراءة بيانات العميل، والعملات، والأسعار، والأصناف، والضرائب، والخصومات. وتتميز فاتورة نقطة البيع ببيانات الوردية والمدفوعات والتجميع.

8.1 بيانات العميل

يتضمن هذا الجزء:

• العميل: العميل المرتبط بعملية البيع.
• اسم العميل: يظهر تلقائياً بعد تحديد العميل.
• الرقم الضريبي: يظهر من بيانات العميل عند توفره.

قد يستخدم النظام عميلاً نقدياً افتراضياً من ملف نقطة البيع، ويمكن للكاشير اختيار عميل آخر عند الحاجة.

8.2 ملف نقطة البيع والوردية

يتضمن هذا الجزء البيانات المرتبطة بدورة نقطة البيع، ومنها:

• ملف نقطة البيع: يحدد الإعدادات المستخدمة في العملية.
• الوردية المرتبطة: وردية نقطة البيع التي نُفذت خلالها العملية.
• الشركة: الشركة التي تسجل عليها الفاتورة.
• التاريخ والوقت: تاريخ ووقت تنفيذ عملية البيع.

تظهر هذه البيانات عادة بصورة تلقائية عند إنشاء الفاتورة من شاشة نقطة البيع.

8.3 العملة وقائمة الأسعار

يتضمن هذا القسم:

• العملة: عملة فاتورة نقطة البيع.
• سعر الصرف: يستخدم عند اختلاف العملة عن عملة الشركة.
• قائمة الأسعار: قائمة أسعار البيع المستخدمة.
• عملة قائمة الأسعار: العملة المرتبطة بقائمة الأسعار.

يُجلب السعر تلقائياً عند وجود سعر للصنف في قائمة الأسعار المحددة، وهي نفس الفكرة المستخدمة في فاتورة البيع.

8.4 جدول الأصناف

يحتوي جدول الأصناف على تفاصيل المواد أو الخدمات المباعة، مثل:

• رمز الصنف واسم الصنف.
• الكمية.
• وحدة القياس.
• السعر.
• نسبة الخصم أو مبلغ الخصم.
• المبلغ بعد الخصم.
• المستودع.
• الرقم التسلسلي أو رقم الدفعة عند الحاجة.
• قالب ضريبة الصنف عند استخدامه.

يمكن أن تحتوي فاتورة نقطة البيع على صنف واحد أو أكثر. ويحسب النظام الإجماليات بناءً على الكميات والأسعار والخصومات المسجلة.

8.5 الضرائب والرسوم

يعرض هذا القسم الضرائب والرسوم المطبقة على العملية، مثل:

• قالب الضرائب والرسوم.
• حساب الضريبة.
• نسبة الضريبة.
• المبلغ الخاضع للضريبة.
• قيمة الضريبة.
• إجمالي الضرائب والرسوم.

قد تُجلب الضرائب تلقائياً من إعدادات نقطة البيع أو من إعدادات الصنف والعميل.

8.6 الخصم الإضافي

يمكن أن تحتوي الفاتورة على خصم إضافي يطبق على الفاتورة كاملة.

قد يكون الخصم:

• نسبة مئوية.
• مبلغاً ثابتاً.
• محسوباً على صافي الإجمالي قبل الضريبة.
• محسوباً على الإجمالي بعد الضريبة.

تُحسب نتيجة الخصم تلقائياً ضمن إجماليات الفاتورة.

8.7 المدفوعات

يعرض جدول المدفوعات طرق الدفع المستخدمة في العملية، مثل النقد أو الشبكة أو أي طريقة دفع معرفة في ملف نقطة البيع.

يتضمن كل صف عادة:

• طريقة الدفع.
• المبلغ المدفوع.

عند تقسيم المبلغ على أكثر من طريقة دفع، تظهر كل طريقة في صف مستقل.

8.8 الإجماليات

يعرض هذا القسم القيم المحسوبة، ومنها:

• إجمالي الكمية.
• الإجمالي قبل الخصم والضريبة.
• قيمة الخصم.
• صافي الإجمالي.
• إجمالي الضرائب والرسوم.
• الإجمالي النهائي.
• المبلغ المدفوع.
• الباقي أو مبلغ التغيير عند وجوده.
• التقريب عند استخدامه.

تُحسب هذه القيم تلقائياً من الأصناف والخصومات والضرائب والمدفوعات.

8.9 التفاصيل المحاسبية

تتشابه التفاصيل المحاسبية مع فاتورة البيع، وقد تتضمن:

• مدين إلى: الحساب الذي تسجل عليه ذمة العميل.
• مركز التكلفة: مركز التكلفة المرتبط بالعملية.
• البيان: ملاحظات إضافية عن الفاتورة.

تُعبأ هذه البيانات غالباً من إعدادات الشركة والعميل وملف نقطة البيع.

8.10 إعدادات الطباعة

قد تظهر إعدادات للطباعة، مثل:

• الترويسة.
• عنوان الطباعة.
• تنسيق الطباعة.
• تجميع الأصناف المتشابهة عند الطباعة.

تؤثر هذه الخيارات على شكل الفاتورة المطبوعة، ولا تغير تفاصيل عملية البيع نفسها.

8.11 فاتورة البيع المجمعة

بعد إغلاق الوردية وإتمام التجميع، يظهر في فاتورة نقطة البيع مرجع إلى فاتورة البيع المجمعة الناتجة عنها.

يساعد هذا المرجع المحاسب أو مشرف الكاشير على الانتقال من عملية البيع الفردية إلى فاتورة البيع التي ضمتها. ويظهر هذا الارتباط في الفاتورة المجمعة المسجلة داخل مستند فاتورة نقطة البيع.

9. علاقة فاتورة نقطة البيع بإغلاق الوردية

تسير دورة المستند بالصورة التالية:

عملية البيع ← فاتورة نقطة البيع ← إغلاق الوردية ← التجميع ← فاتورة بيع مجمعة

تُنشأ فواتير نقطة البيع أثناء الوردية. وعند إغلاق الوردية، يعالج النظام الفواتير المرتبطة لإنشاء فواتير البيع المجمعة.

يتم التجميع حسب:

• العميل.
• تاريخ العملية.

لذلك قد ينتج عن إغلاق وردية واحدة أكثر من فاتورة بيع مجمعة عند اختلاف العميل أو التاريخ.

عندما يكون نوع الفاتورة في ملف نقطة البيع هو فاتورة نقطة بيع، يستخدم النظام مستند إغلاق نقطة البيع لمعالجة الفواتير، وقد يُنشأ مستند إغلاق نقطة البيع تلقائياً من عملية إغلاق الوردية. ويحتفظ مستند الإغلاق بمراجع فواتير نقطة البيع التي تمت معالجتها.

11. ماذا يحدث بعد إغلاق الوردية؟

بعد اكتمال الإغلاق والتجميع:

1. تُنشأ فاتورة بيع مجمعة.
2. تُربط فواتير نقطة البيع بفاتورة البيع الناتجة.
3. يظهر مرجع فاتورة البيع المجمعة داخل فاتورة نقطة البيع.
4. تتحول حالة فاتورة نقطة البيع إلى تم الدمج.
5. لا يمكن تعديل فاتورة نقطة البيع بعد الدمج.

تمنع هذه الآلية تغيير تفاصيل عملية بيع بعد إدخالها ضمن فاتورة البيع المجمعة.

12. علاقة فاتورة نقطة البيع بالمخزون

عند استخدام التجميع، قد لا تظهر فاتورة نقطة البيع بوصفها الأثر النهائي في دفتر المخزون قبل إغلاق الوردية.

لمتابعة الكميات المتأثرة بفواتير نقطة البيع المفتوحة، استخدم تقرير:

الكمية المتوقعة للمخزون

يساعد التقرير في مراجعة الكميات المتوقعة أو المتأثرة بعمليات نقطة البيع قبل إغلاق الوردية. ولا يلزم انتظار إنشاء فاتورة البيع المجمعة لمعرفة أثر العمليات المفتوحة على الكمية المتاحة.

13. الصلاحيات

تظهر الإجراءات المتاحة بحسب صلاحيات المستخدم:

• الكاشير: إنشاء فاتورة نقطة البيع واعتمادها من شاشة نقطة البيع.
• مشرف الكاشير: مراجعة الفواتير وعمليات الوردية حسب الصلاحيات الممنوحة.
• مدير الفرع: مراجعة فواتير نقطة البيع الخاصة بالفرع.
• المحاسب: مراجعة الفواتير والمدفوعات وفاتورة البيع المجمعة.
• مدير الحسابات: تعديل الفواتير أو إلغاؤها قبل الدمج عند توفر الصلاحية.
• مسؤول النظام: إعداد الأدوار والصلاحيات وملفات نقطة البيع.

لا يمكن تعديل فاتورة نقطة البيع بعد تحويل حالتها إلى تم الدمج، حتى عند امتلاك صلاحيات التعديل العامة.

14. ملاحظات مهمة

• يفضل إنشاء فاتورة نقطة البيع من شاشة نقطة البيع، وليس من نموذج المستند.
• لا تعتبر فاتورة نقطة البيع هي نفسها فاتورة البيع النهائية.
• لا تنشئ كل فاتورة نقطة بيع فاتورة بيع مستقلة عند استخدام التجميع.
• راجع فواتير نقطة البيع قبل إغلاق الوردية إذا كانت إجراءات المنشأة تتطلب ذلك.
• بعد الدمج، استخدم رابط فاتورة البيع المجمعة لمراجعة النتيجة النهائية.
• استخدم تقرير الكمية المتوقعة للمخزون لمتابعة الكميات المتأثرة قبل الإغلاق.

15. أخطاء شائعة

الخلط بين فاتورة نقطة البيع وفاتورة البيع

السبب المحتمل: تشابه شاشة المستندين وحقولهما.

طريقة التعامل: تحقق من اسم المستند ومن بيانات ملف نقطة البيع والوردية. تذكر أن فاتورة نقطة البيع تدخل ضمن التجميع، بينما فاتورة البيع هي المستند النهائي أو المجمع.

عدم ظهور الفاتورة ضمن إغلاق الوردية

السبب المحتمل: الفاتورة غير معتمدة، أو غير مرتبطة بملف نقطة البيع أو الوردية الصحيحة.

طريقة التعامل: راجع حالة الفاتورة وملف نقطة البيع والوردية وتاريخ العملية.

عدم ظهور فاتورة البيع المجمعة

السبب المحتمل: لم يكتمل إغلاق الوردية أو لم تكتمل معالجة فواتير نقطة البيع.

طريقة التعامل: تحقق من حالة إغلاق الوردية، ثم راجع مرجع فاتورة البيع المجمعة داخل فاتورة نقطة البيع.

لا يمكن تعديل الفاتورة

السبب المحتمل: تم إغلاق الوردية وتحولت الفاتورة إلى حالة تم الدمج.

طريقة التعامل: راجع فاتورة البيع المجمعة الناتجة. لا يمكن تعديل فاتورة نقطة البيع بعد الدمج.

لا تظهر الفاتورة للمستخدم

السبب المحتمل: المستخدم لا يملك صلاحية عرض فاتورة نقطة البيع أو لا يرتبط بملف نقطة البيع المناسب.

طريقة التعامل: اطلب من مسؤول النظام مراجعة الدور والصلاحيات وربط المستخدم بملف نقطة البيع.

16. الأسئلة الشائعة

ما وظيفة فاتورة نقطة البيع؟

تسجل عملية البيع المنفذة من نقطة البيع كمستند وسيط قبل إنشاء فاتورة البيع المجمعة عند إغلاق الوردية.

هل فاتورة نقطة البيع هي نفسها فاتورة البيع؟

لا. تتشابه الشاشتان في الحقول والأقسام، لكن فاتورة نقطة البيع ترتبط بدورة نقطة البيع والوردية والتجميع.

هل يمكن إنشاء فاتورة نقطة البيع يدوياً؟

نعم، لكن يفضل إنشاؤها من شاشة نقطة البيع حتى تُجلب بيانات الملف والوردية والمدفوعات تلقائياً.

متى يتم إنشاء فاتورة البيع المجمعة؟

تُنشأ عند إغلاق الوردية وإتمام معالجة فواتير نقطة البيع المرتبطة.

كيف تُجمع فواتير نقطة البيع؟

تُجمع حسب العميل وتاريخ العملية.

كيف أتابع الكميات قبل إغلاق الوردية؟

استخدم تقرير الكميات المتوقعة للمخزون لمراجعة الكميات المتأثرة بعمليات نقطة البيع المفتوحة.

17. مواضيع ذات صلة

• البيع من شاشة نقطة البيع.
• فتح وردية نقطة البيع.
• إغلاق وردية نقطة البيع.
• ملف نقطة البيع.
• إعدادات نقطة البيع.
• فاتورة البيع.
• طرق الدفع في نقطة البيع.
• تقرير الكميات المتوقعة للمخزون.
• مزامنة فواتير نقطة البيع.