عهدة الموظفين
في بعض الأحيان يخرج الموظفون لتنفيذ أعمال خاصة بالشركة، وتقوم الشركة بدفع مبلغ مقدم لتغطية مصاريفهم. في هذه الحالة يمكن للموظف إنشاء نموذج عهدة الموظفين (Employee Advance) حيث يمكن تسجيل تفاصيل مثل غرض المصروف ومبلغ المصروف.
بعد إنشاء عهدة الموظفين بواسطة الموظف، يمكن لجهة اعتماد المصروفات مراجعة السجل ثم إرساله بعد التحقق. بعد إرسال العهدة، يقوم المحاسب بصرف المبلغ وإنشاء قيد الدفع (Payment Entry).
للوصول إلى عهدة الموظفين، انتقل إلى:
الموارد البشرية > إخلاء العهد > عهدة الموظفين
1. المتطلبات المسبقة
2. كيفية إنشاء عهدة موظف
- انتقل إلى: عهدة الموظفين > جديد
- اختر الموظف الذي سيتم منحه العهدة
- أدخل الغرض ومبلغ العهدة
- ضمن قسم المحاسبة، اختر طريقة الدفع، وسيتم جلب حساب العهدة من الحساب الافتراضي لعهدة الموظفين في الشركة
- اضغط على حفظ
ملاحظة: يمكن للموظف فقط حفظ عهدة الموظفين، ولا يمكنه إرسالها. يمكن إرسالها فقط من قبل جهة اعتماد المصروفات.
2.1 الحالات
هذه هي الحالات التي يتم تعيينها تلقائيًا لـ عهدة الموظفين:
- مسودة (Draft): تم الحفظ ولم يتم الإرسال بعد
- مدفوعة (Paid): تم دفع العهدة للموظف وتم إنشاء قيد دفع
- غير مدفوعة (Unpaid): لم يتم دفع العهدة بعد ولم يتم إنشاء قيد دفع
- مُطالب بها (Claimed): بعد دفع العهدة، قام الموظف بالمطالبة بكامل المبلغ عبر إخلاء العهد
- مُعادة (Returned): بعد الدفع، قام الموظف بإرجاع كامل المبلغ عبر قيد دفع / قيد يومية
- مطالب بها جزئيًا ومُعادة (Partly Claimed and Returned): تم المطالبة بجزء من المبلغ وإرجاع الباقي
- ملغاة (Cancelled): تم إلغاء العهدة لأي سبب
3. الخصائص
3.1 إرسال عهدة الموظف
يمكن لأي موظف إنشاء سجل عهدة الموظفين، ولكن لا يمكنه إرساله.
بعد الحفظ، يجب على الموظف تعيين المستند إلى جهة الاعتماد. عند التعيين، سيستلم المستخدم المعتمد إشعارًا عبر البريد الإلكتروني. يمكن أيضًا إعداد تنبيه بريد إلكتروني (Email Alert) لأتمتة الإشعارات.
بعد التحقق، يمكن لجهة الاعتماد إرسال (قبول) النموذج أو رفض الطلب.
3.2 إنشاء قيد دفع
عهدة الموظف عبر قيد الدفع
بعد إرسال عهدة الموظفين، يمكن لمستخدم الحسابات إنشاء قيد دفع باستخدام زر إنشاء (Create).
سيكون نموذج قيد الدفع كما يلي:
دفع عهدة الموظف عبر قيد يومية
بدلاً من ذلك، يمكن إنشاء قيد يومية (Journal Entry) مقابل عهدة الموظف.
ملاحظة: تأكد من تحديد نوع الطرف = موظف ونوع المرجع = عهدة الموظفين.
تم دفع عهدة الموظف
عند إرسال قيد الدفع أو قيد اليومية، سيتم تحديث المبلغ المدفوع والحالة في سجل عهدة الموظفين.
3.3 تسوية العهدة في إخلاء العهد
عند قيام الموظف لاحقًا بالمطالبة بالمصروف، يمكن جلب سجل العهدة في إخلاء العهد وربطه مع سجل المطالبة.
3.4 إرجاع المبلغ
عند دفع العهدة للموظف، توجد ثلاث حالات:
- قد لا يتم استخدام المبلغ
- قد يتم استخدام المبلغ بالكامل
- قد يتم استخدام جزء منه
قم بإنشاء عهدة الموظف ثم إنشاء قيد دفع للإشارة إلى أنه تم دفع المبلغ.
- إذا لم يتم استخدام المبلغ، اضغط على زر إرجاع لإرجاع المبلغ
- إذا تم استخدام المبلغ بالكامل، سيظهر ذلك في حقل المبلغ المُطالب به
- إذا تم استخدام جزء وإرجاع الباقي، سيظهر المبلغ المُعاد في حقل المبلغ المُعاد
ملاحظة (سلوك الدفتر في الإصدار v16 فقط):
- إنشاء عهدة الموظفين لا يؤدي إلى إنشاء أي قيد في دفتر الأستاذ العام (GL)، حيث أن العهدة تعتبر مجرد طلب/حجز
- يتم إنشاء قيد في الدفتر العام فقط عند إرسال قيد الدفع أو قيد اليومية
- عند إنشاء إخلاء عهدة مقابل العهدة، يتم جلب قيود الدفع المرتبطة واستخدامها لتسوية المبالغ وتصفية العهدة وتسجيل أرباح/خسائر فروقات العملة (في حالة تعدد العملات)
- في حال وجود عدة دفعات لنفس العهدة أو مطالبات/إرجاعات جزئية، يتم ربط كل قيد دفع بشكل منفصل لضمان التتبع الكامل ودقة المعالجة المحاسبية