مقدمة عامة
برنامج الحسابات هو المحرك المالي الأساسي في النظام، ويعتمد على نظام القيد المزدوج لإدارة البيانات المالية. ويعمل كمصدر موحّد للحقيقة المالية، ومتكامل بشكل عميق مع البرامج الأساسية عبر مراحل مختلفة مثل المشتريات والمبيعات والتصنيع والمقاولات والتعاقد؛ لتقديم رؤية مالية موحّدة عن المؤسسة بالكامل.
البرامج الأساسية المتكاملة مع الحسابات هي:
- المشتريات، المبيعات، المخازن، التصنيع، التصنيع لدى الغير(التعاقد من الباطن)، الأصول، المشاريع
الميزات
إعدادات تعدد-الشركات
إدارة الحسابات لعدة شركات داخل نفس النظام، مع ضمان فصل الحسابات ودفتر الاستاذ والتقارير لكل شركة على حدة.
- تعيين الشركة الافتراضية لتسهيل الوصول
- ربط المعاملة بشركة محددة أثناء الإدخال
شجرة الحسابات
في قلب النظام تحتاج إلى شجرة حسابات منظمة تشمل جميع مكونات أعمالك المالية.
- مجموعات رئيسية وحسابات فرعية
- أنواع الحسابات
- عرض شجري
المبيعات والمشتريات
إدارة فواتير الشراء والبيع وفواتير الخدمات، حيث تُرحَّل القيود المحاسبية تلقائيًا وفق دورة حياة المعاملة القادمة من برامج: المشتريات، المبيعات، المخازن، التصنيع لدى الغير.
- فواتير الشراء وفواتير البيع
- قواعد تسعير بناءً على العملاء والموردين ومجموعاتهما
- رسوم الشحن وفق شروط محددة
- نقاط البيع
الأصول والمخازن والتصنيع
رغم أن هذه المكونات تتبع وحدات مستقلة، إلا أن دورة حياتها تؤثر على الدفاتر عند حدوث معاملات معينة:
- أنشطة الأصول مثل الشراء، ورسملة الأصل، والإهلاك، وتعديلات القيمة(إعادة التقييم)، تُنشئ تلقائيًا قيودًا محاسبية مقابلة.
- حركات المخزون وعمليات التصنيع تُنشئ قيودًا محاسبية مناسبة، مما يتيح تقييمًا دقيقًا وتقارير تفصيلية للمخزون.
دفاتر الأستاذ
إدارة دفتر الأستاذ العام عبر إنشاء قيود يومية لتسجيل المعاملات والتسويات المحاسبية.
- يتولى ERPNext إنشاء قيود اليومية للمعاملات ذات دورة حياة محددة تلقائيًا.
- يمكن تسجيل التسويات خارج التدفق القياسي للمعاملات عبر قيود اليومية.
- يعرض دفتر الأستاذ العام جميع المعاملات المحاسبية وأثرها.
الامتثال القانوني والضريبي
إدارة الضرائب وتقارير الامتثال القانوني بما يتناسب مع منطقتك/دولتك. لكل منطقة تطبيق موطن ومخصص يضيف حقولًا وتقارير وتكاملات تساعد على إنجاز الإقرارات الضريبية ومتطلبات الامتثال بسلاسة.
- الضرائب غير المباشرة على المشتريات والمبيعات
- تطبيق حجز/استقطاع الضريبة
- الفوترة الإلكترونية
- تطبيقات التوطين حسب المنطقة
المحاسبة متعددة العملات
إدارة عدة عملات للعملاء والموردين والحسابات البنكية، مع إمكانية تحديد عملة وظيفية مختلفة للشركة.
- تسجيل المعاملات بعملة مختلفة مع ترحيل القيود بعملة الوظيفية.
- جلب أسعار الصرف وإجراء إعادة تقييم اسعار الصرف وتسجيل الربح/الخسارة الناتجة عن تقلبات العملة.
الذمم المدينة والذمم الدائنة (اعمار الديون)
متابعة المستحقات على العملاء والالتزامات للموردين لتحسين إدارة التدفقات النقدية.
- تقارير أعمار الديون للذمم المدينة والذمم الدائنة
- يمكن احتساب الأعمار بناءً على تاريخ الاستحقاق أو تاريخ الترحيل أو تاريخ الفاتورة
- يتضمن التقرير مرجع المستند الذي نشأ عنه المبلغ المستحق/الواجب دفعه
إدارة الدفعات المقدمة
إدارة الدفعات المقدمة للعملاء والموردين والموظفين.
- تسجيل قيود الدفعات المقدمة وتسويتها لاحتساب صافي المستحق/الواجب دفعه
- تسوية الدفعات المقدمة أثناء إنشاء الفاتورة
المدفوعات
إدارة المدفوعات الواردة والصادرة المرتبطة بالعملاء والموردين.
- إرسال تذكيرات للعملاء مع روابط دفع
- إنشاء طلب دفع لصرف مستحقات مورد
- إجراء التسويات لإصدار سند نقدي
العمليات البنكية
إدارة العمليات البنكية والتسويات بسلاسة، مع خيارات لخدمات بنكية إضافية.
- تنفيذ إيداعات وسحوبات وتسويتها مقابل المستندات
- إصدار/استلام ضمانات بنكية مقابل المشتريات/المبيعات على التوالي
- إنشاء سجلات خصم الفواتير لفواتير المبيعات غير المسددة بعد
الاشتراكات
إدارة الخطط المتكررة والفوترة الآلية للخدمات المتكررة.
- اشتراكات العملاء: فوترة الخدمات المقدمة للعملاء على فترات منتظمة.
- اشتراكات المورّدين: تتبع وإدارة الخدمات المتكررة التي يتم شراؤها من المورّدين وفق تكرار محدد.
إعداد الموازنات
إدارة المصروفات عبر تخصيص موازنات لأي بُعد محاسبي، مع اكتشاف ومنع تجاوز الصرف في مراحل مختلفة من دورة الشراء.
- تخصيص موازنات للشهر، الربع، نصف السنة، السنة
- يمكن أن يكون توزيع الموازنة متساويًا أو بنِسَب مئوية أو حسب الحاجة
- ضبط منطق احتساب حد التجاوز بمرونة
المحاسبة المؤجلة
إدارة الإيرادات والمصروفات التي تم تكبدها لكن لم تُستحق/تُثبت بعد.
- إعداد الأصناف التي ستُعالج بالمحاسبة المؤجلة
- معالجة المحاسبة المؤجلة تلقائيًا أو يدويًا حسب الإعداد
- إنشاء تقارير لبيانات المعاملات المؤجلة
إدارة المساهمين
إدارة حصص الملكية في المؤسسة، وتسجيل تحويلات الأسهم وعرض التقارير.
- سجلات المساهمين
- إصدار الأسهم، شراء الأسهم (إعادة شراء)، تحويل الأسهم
- تقارير رصيد الأسهم وسجل الأسهم
الابعاد المحاسبية
تقسيم الشركة إلى قطاعات/وحدات أعمال/مناطق/أسواق، وإصدار تقارير مالية مستقلة للربحية والتحليل اعتمادًا على هذه الابعاد عبر:
- استخدام الابعاد الافتراضية: مركز التكلفة، المشروع
- إنشاء ابعاد مخصصة باستخدام: بُعد محاسبي
إقفال الدفاتر
إدارة إقفال الفترات عبر ترحيل الأرصدة وتقييد التعديلات على الفترات المُقفلة.
- الفترة المحاسبية: منع إنشاء معاملات بعد إقفال الدفاتر لفترة محددة، مع خيار السماح لصلاحية مستخدم معين بتجاوز القيود.
- قيد إقفال الفترة: ترحيل أرباح وخسائر نهاية السنة إلى حساب دفتر الأستاذ المحدد.
التقارير المالية وتحليل الربحية
إنشاء تقارير لتحليل الوضع المالي للمؤسسة عبر تقارير متعددة.
- النسب المالية
- تحليل الربحية
- اتجاهات الشراء والبيع
- القوائم المالية الموحدة وميزان المراجعة
- الميزانية العمومية (المركز المالي)، وقائمة الأرباح والخسائر، وقائمة التدفقات النقدية
ميزات مبيعات متقدمة
عمولة المبيعات
يمكن ربط شريك البيع بالمعاملات، وبناءً على ذلك يمكن إصدار تقارير العمولات لصرف المستحقات.
- إدارة الأهداف وإصدار تقارير التباين والانحراف
- إعداد نسبة/معدل العمولة لشريك البيع
- إسناد شركاء البيع لعميل محدد
فوائد/تحصيلات التأخير
يمكن تحصيل فوائد أو رسوم أو غرامات من العملاء الذين لا يسددون فاتورة المبيعات قبل تاريخ الاستحقاق.
- تُحسب الفائدة على المبلغ المتأخر وعدد أيام التأخير
- يمكن إعداد جدول الرسوم وفقًا للاحتياج
برنامج الولاء
مكافأة العملاء المميزين للحفاظ عليهم عبر منح نقاط يمكن استبدالها بعمليات شراء مستقبلية.
- إعداد مستويات متعددة بناءً على إجمالي إنفاق العميل (مثل: ذهبي، فضي، برونزي)
- تحديد كم مبلغ إنفاق يقابل نقطة ولاء واحدة
- إعداد قيمة تحويل نقاط الولاء إلى مبلغ بعملة الشركة الوظيفية
العروض الترويجية
تقديم خصومات للعملاء لفترة محددة ضمن حملة أو موسم تخفيضات.
- يمكن تطبيق العرض على الصنف أو مجموعة الأصناف أو العلامة التجارية أو على المعاملة
- تحديد ما إذا كان العرض ينطبق على الشراء أو البيع أو كليهما
- اختيار ما إذا كان العرض ينتج عنه خصم أو منتج مجاني أو كليهما