إستيراد البيانات
تتيح أداة استيراد البيانات في النظام للمستخدمين استيراد السجلات إلى النظام باستخدام ملفات CSV أو Excel. توفر الأداة طريقة ملائمة لتحميل أو تحديث كميات كبيرة من البيانات دفعة واحدة، وخاصة البيانات الأساسية ، دون الحاجة إلى الإدخال اليدوي.
تُستخدم هذه الأداة بشكل شائع أثناء الإعداد الأولي للنظام، أو ترحيل البيانات، أو عند الحاجة إلى إجراء تحديثات جماعية. من خلال استخدام أداة استيراد البيانات، يمكن للمستخدمين ضمان إدخال البيانات بشكل أسرع مع الحفاظ على الاتساق عبر السجلات.
للوصول إلى أداة استيراد البيانات، انتقل إلى:
الرئيسية > البيانات
أو انتقل إلى المستند الذي تريد استيراده وانقر على القائمة > استيراد.
قبل البدء في عملية الاستيراد، تأكد من إعداد جميع البيانات المطلوبة بشكل صحيح واتباع التنسيق المتوقع. تدعم أداة استيراد البيانات عمليتين رئيسيتين:
إدراج سجلات جديدة
تتيح أداة استيراد البيانات في النظام للمستخدمين تحميل سجلات جماعية إلى النظام باستخدام قالب محدد مسبقاً. يوضح هذا المستند العملية خطوة بخطوة لاستيراد سجلات جديدة.
- انتقل إلى استيراد البيانات.
- اختر "نوع المستند" ونوع الاستيراد كـ إدراج سجلات جديدة.
- انقر على "حفظ" ثم قم بتحميل القالب.
تحميل القالب
لدينا خيار لتحميل القالب لإدراج السجلات أو تحديثها.
- النقر على "تحميل القالب" يفتح مربع حوار.
مربع حوار تحميل القالب
- بمجرد اختيار نوع التصدير، يتم عرض جميع الحقول أدناه. الحقول الملونة باللون الأحمر هي حقول إلزامية، والصفراء تشير إلى الحقول التي تعتمد على حقول أخرى.
- انقر فوق "تصدير" واحصل على الملف المُصدر.
- الآن، احفظ القالب الخاص بك كملف Excel أو ملف قيم مفصولة بفاصلة.
- بمجرد تحديث القالب وتجهيزه بالبيانات، يمكننا استيراده.
استيراد قالب
بمجرد إضافة البيانات إلى القالب الذي تم تحميله، يتم اتباع الخطوات التالية:
- بعد تحديث ملف القالب الخاص بك، ارجع إلى نموذج استيراد البيانات وأرفق الملف بالنقر فوق زر إرفاق (Attach). إرفاق ملف للاستيراد
- اختر ملف القالب وانقر فوق تحميل ، وبعد نجاح التحميل، انقر فوق بدء الاستيراد. هناك طرق مختلفة لاستيراد البيانات؛ يمكنك الرجوع إليها .
- بمجرد تحميل الورقة، يقوم النظام بالتحقق من صحتها ويعرض النتيجة على الشاشة قبل استيراد البيانات.
- إذا كان هناك أي أخطاء في القالب الخاص بك، فسيتم عرضها في قسم التحذيرات. سيتم تصنيف التحذيرات حسب الصف أو العمود مع أرقامها بحيث يمكنك تتبعها بسهولة في القالب وحلها. يجب عليك حل جميع التحذيرات قبل أن تتمكن من استيراد البيانات.
- بعد حل التحذيرات، انقر فوق بدء الاستيراد مرة أخرى لاستيراد البيانات. عند نجاح استيراد البيانات، سترى سجلاً لكل سجل تم إنشاؤه في قسم سجل الاستيراد.
التحقق من الصحة والأخطاء في الاستيراد
اسم مكرر
في حال حاولنا إضافة سجل باسم مكرر، سيقوم النظام بإظهار خطأ مثل هذا:
خطأ الاسم المكرر
مطابقة الأعمدة المفقودة
عندما نضيف أعمدة إضافية أثناء تحميل القالب، أو إذا قمنا بإعادة تسمية عمود في القالب الذي نستورده، فقد يظهر خطأ يتعلق بعدم القدرة على مطابقة الأعمدة.
لحل هذه المشكلة، يمكننا النقر فوق مطابقة الأعمدة ومطابقة الأعمدة يدوياً مع الأعمدة المقابلة في المستند.
استيراد السجلات التابعة
يتم تخزين البيانات في النظام في جداول تشبه جداول البيانات مع أعمدة وصفوف. كل نموذج مثل "أمر المبيعات" ، يحتوي على حقول متعددة مثل العميل، الشركة، إلخ. كما يحتوي أيضاً على جداول مثل جدول الأصناف، جدول الضرائب، إلخ. في استيراد البيانات، تُعامل مجموعة الحقول في "أمر المبيعات" كجدول رئيسي، بينما تُعامل الصفوف داخل الجدول التابع (جدول الأصناف) كجدول تابع لعملية استيراد البيانات.
يمكن أن يحتوي كل نموذج في النظام على جداول تابعة متعددة مرتبطة به. ترتبط الجداول التابعة بالجداول الرئيسية وتُستخدم عندما يكون هناك قيم متعددة لأي خاصية. على سبيل المثال، يمكن أن يكون للصنف أسعار متعددة، وفاتورة المبيعات تحتوي على أصناف متعددة، وضرائب، وما إلى ذلك.
عندما تقوم بتصدير مستند يحتوي على جداول تابعة، سيظهر كل صف تابع في صف منفصل، ولكنه مرتبط بصف رئيسي واحد. ستبقى القيم اللاحقة في أعمدة الأب فارغة. يجب عليك التأكد من عدم كسر هذا الترتيب عند استيراد البيانات.
استيراد السجلات التابعة
تحديث السجلات
لنفترض أنك تريد تحديث بيانات العملاء بالجملة في نظامك. الخطوة الأولى هي تحميل القالب مع البيانات.
- نبدأ بتحميل القالب. أثناء القيام بذلك، وبما أننا نريد التحديث، يمكننا استخدام الفلاتر لاستخراج السجلات المطلوبة بالضبط واستيرادها مرة أخرى للتحديث.
- أولاً، نختار نوع المستند ونوع الاستيراد كـ تحديث السجلات الموجودة ، ثم نضغط حفظ.
- عندما نحاول تحميل القالب، يمكننا تطبيق الفلاتر كما يلي:
- ننقر على تصدير.
- الآن، بناءً على القالب، تبدو السجلات الموجودة هكذا:
- الآن، قم بتغيير القيم في القالب الخاص بك واحفظ الملف بصيغة Excel أو CSV.
طرق استيراد البيانات
الاستيراد من جداول بيانات جوجل
يمكنك استيراد البيانات مباشرة من جداول بيانات جوجل باتباع الخطوات التالية:
- قم بتحميل أو نسخ قالبك إلى جداول بيانات جوجل.
- أدخل بياناتك أو حدثها في الورقة.
- تأكد من ضبط ورقة بيانات جوجل على الوصول العام.
- بمجرد التأكيد، استخدم رابط جداول بيانات جوجل في صفحة استيراد البيانات للمتابعة في الاستيراد.
ملف بيانات جوجل
ما بعد الاستيراد باستخدام جداول بيانات جوجل
الاستيراد من نظام الملفات
- في صفحة استيراد البيانات، يتوفر خياران:
- إرفاق ملف
- الاستيراد باستخدام جداول بيانات جوجل
- بعد النقر على إرفاق ، ستظهر لك خيارات تحميل متعددة:
- خيارات التحميل المتاحة:
- جهازي تحميل ملف مباشرة من جهاز الكمبيوتر المحلي الخاص بك.
- المكتبة اختيار ملف تم تحميله بالفعل وتخزينه في مكتبة ملفات النظام.
- رابط توفير رابط ويب مباشر لملف مستضاف عبر الإنترنت.
- اختر الخيار المناسب بناءً على مكان تخزين ملفك، ثم تابع عملية التحميل.
الاعتماد بعد الاستيراد
في النظام، تنقسم أنواع المستندات بشكل أساسي إلى نوعين: البيانات الرئيسية والمعاملات . البيانات الرئيسية هي سجلات مثل "العميل" و"المهمة" والتي يمكن حفظها فقط ولا يمكن اعتمادها. المعاملات مثل "أوامر المبيعات" و"فواتير الشراء" هي مستندات قابلة للاعتماد .
عند تحديد نوع مستند قابل للاعتماد للاستيراد، يمكنك تفعيل خيار الاعتماد بعد الاستيراد لاعتماد المستند تلقائياً بعد استيراده.
عدم إرسال رسائل بريد إلكتروني
لنفترض أنك أنشأت "إشعاراً" في نظامك يرسل بريداً إلكترونياً عند إنشاء "عميل محتمل". الآن، إذا كنت تقوم باستيراد عدد كبير من العملاء المحتملين، فسيتم إرسال الكثير من رسائل البريد الإلكتروني، وهو ما قد لا يكون مرغوباً. يمكنك تعطيل هذا الخيار لتجنب إرسال تلك الرسائل.
ملاحظات إضافية
حد التحميل
لا يوجد حد صارم لعدد السجلات التي يمكن استيرادها. ولكن يجب أن تحاول تحميل بضعة آلاف فقط من السجلات في المرة الواحدة. استيراد عدد كبير جداً من السجلات (مثل 50,000) قد يؤدي إلى إبطاء النظام بشكل كبير للمستخدمين الآخرين.
ملفات CSV
ملف CSV (قيم مفصولة بفاصلة) هو ملف بيانات يمكنك تحميله في النظام لتحديث بيانات مختلفة. يمكن حفظ أي ملف من تطبيقات جداول البيانات الشهيرة مثل MS Excel أو Open Office كملف CSV.
إذا كنت تستخدم Microsoft Excel وتستخدم أحرفاً غير إنجليزية، فتأكد من حفظ ملفك بتنسيق UTF-8.
بالنسبة للإصدارات القديمة من Excel، لا توجد طريقة واضحة للحفظ بتنسيق UTF-8. لذا احفظ ملفك كـ CSV، ثم افتحه في المفكرة (Notepad)، ثم اختر "حفظ باسم" وحدد الترميز "UTF-8". (أو قم بترقية إصدار Excel الخاص بك!)