إداة اعداد كشوفات الحسابات

تم تقديمه في الإصدار 13

أداة "معالجة كشوف الحسابات" (Process Statement Of Accounts) هي أداة تساعدك على إرسال كشوف الحسابات (تقرير دفتر الأستاذ العام) وتقرير أعمار الديون (ملخص الحسابات المدينة) كملف PDF إلى عملائك بشكل جماعي عبر البريد الإلكتروني، إما يدوياً أو بشكل آلي دوري.

هذه الميزة مفيدة عندما تريد إرسال تحديثات البريد الإلكتروني للعملاء بشكل دوري حول معاملاتهم (مثل فواتير المبيعات). في مرفق PDF المرسل، سيجد كل عميل تفاصيل مثل تاريخ ترحيل الفاتورة، ورقم فاتورة المبيعات، وتفاصيل المدين والدائن، وما إلى ذلك مما يخص حساباتهم.

الغرض من هذه الميزة هو تذكير العديد من العملاء بأن لديهم فواتير معلقة غير مدفوعة.

للوصول إلى معالجة كشوف الحسابات، يمكنك البحث في شريط التنقل أو الذهاب إلى:

الصفحة الرئيسية المحاسبة أدوات معالجة كشوف الحسابات

1 المتطلبات المسبقة

1. تستخدم الأداة معرفات البريد الإلكتروني للعملاء لإرسال التقارير. في حال عدم العثور على إدخالات البريد أدناه في جهات اتصال العميل، لن تسمح لك الأداة باختيار العميل المعني، لذا يرجى التأكد من ملء التفاصيل التالية في مستندات العميل:

• بريد الفواتير للعميل (Billing Email): هذا إلزامي ويمكن ضبطه ضمن جهة اتصال العميل مع تفعيل خيار "Is Billing Contact".
  • البريد الأساسي للعميل (Primary Email): ليس إلزامياً، إلا إذا اخترت "Send To Primary Contact" في النموذج.

2. إعداد حساب بريد إلكتروني مع تفعيل البريد الصادر. تعرف على المزيد حول هذا هنا.

2 كيفية إنشاء إدخال لمعالجة كشوف الحسابات

1. اذهب إلى قائمة "Process Statement Of Account" وانقر على "جديد".
2. أدخل اسماً للإدخال للرجوع إليه مستقبلاً.
3. قم بضبط فلاتر دفتر الأستاذ العام (General Ledger) للكشوف التي سيتم إرسالها.

• سيتم إخفاء فلاتر "من تاريخ" و"إلى تاريخ" وتعبئتها ديناميكياً عند اختيار خيار "تمكين البريد الآلي" (Enable Auto Email).
  • حقول "المشروع" و"مركز التكلفة" هي حقول اختيار متعدد من جدول، مما يعني أنه يمكنك اختيار عدة مشاريع ومراكز تكلفة.

4. في قسم "العملاء" (Customers)، لديك خيار لاختيار العملاء في الجدول الفرعي وجلب بريدهم الأساسي وبريد الفواتير.

• يتيح لك حقل "اختيار العميل بواسطة" (Select Customer By) اختيار العملاء بشكل جماعي، من خلال تجميعهم بناءً على "مجموعة العملاء" أو "الإقليم" أو "شريك المبيعات" أو "مندوب المبيعات".
  • عند اختيار قيم المجموعات في أنواع المستندات الشجرية (مثل الإقليم)، سيتم أيضاً جلب العملاء التابعين لتلك الفروع.
  • خيار "Send To Primary Contact" سيرسل كشف الحساب إلى عناوين البريد الإلكتروني لجهات الاتصال الأساسية للعملاء أيضاً بالإضافة إلى بريد الفواتير.

5. في قسم "تفضيلات الطباعة" (Print Preferences) يمكنك اختيار شيئين:

• اتجاه طباعة ملف PDF، إما "أفقي" (Landscape) أو "رأسي" (Portrait).
  • ما إذا كنت تريد رؤية تقرير أعمار الديون (تقرير ملخص الحسابات المدينة)، والذي يوضح المبالغ المستحقة لـ 30/60/90/120 يوماً بناءً على "تاريخ الاستحقاق" أو "تاريخ الترحيل".

6. يتيح لك قسم "إعدادات البريد الإلكتروني" تهيئة كيفية إرسال الرسائل:

• عند اختيار "Enable Auto Email"، ستظهر لك خيارات لإرسال تقارير دورية مؤتمتة.
  • يمكنك اختيار "التكرار" (Frequency) (أسبوعي، شهري، ربع سنوي).
  • يمكنك أيضاً اختيار "مدة الفلتر" (Filter Duration) بالأشهر. على سبيل المثال، إذا ضبطتها على '3'، ستحصل على تقارير لآخر ثلاثة أشهر.
  • هذه الرسائل لا تُرسل فوراً، بل في منتصف الليل كعملية خلفية.

7. راجع إعداداتك وانقر على "حفظ".

3 المميزات

3.1 تحميل ملف PDF موحد لجميع العملاء

عند إنشاء إدخال، يظهر زر في الأعلى يسمى "Download" يتيح لك رؤية تقرير موحد بملف PDF لجميع العملاء للمراجعة.

3.2 إرسال رسائل البريد يدوياً

يوجد زر "Send Emails" لتشغيل إرسال البريد يدوياً. يتم وضع الرسائل في قائمة الانتظار عبر وظيفة خلفية، ويمكنك تتبعها في مستند "Email Queue".

3.3 استخدام القيم الديناميكية في موضوع وجسم البريد

يمكنك استخدام وسوم Jinja لإدخال قيم ديناميكية من:

• كائن العميل (customer).
• أي حقل في مستند معالجة كشوف الحسابات المختار (doc).
• أي طريقة في frappe.utils تحت كائن frappe.